Dokumenttimalleja voidaan käyttää, kun luodaan uusia dokumentteja projektille tai ylätasolla. Se on kätevä tapa jakaa tietoa projektien välillä sekä standardisoida dokumentaatiota. Pääkäyttäjä voi vain laittaa malleina toimivat dokumentit jokaisen projektin omaan siniseen mallikansioon tai ylätason siniseen kansioon, mikäli malleja on tarkoitus käyttää kaikissa projekteissa. On jopa mahdollista luoda syvempiä rakenteita käyttämällä alakansioita mallikansiolle.
Jotkut dokumentit ovat kuitenkin ainoastaan sisäiseen käyttöön ja siksi otamme käyttöön käyttöoikeudet sille, kuka voi käyttää malleja luodakseen uusia dokumentteja. Nyt vain ryhmät, joilla on “Lue” tai enemmän oikeuksia mallikansioon, voivat luoda malleista uusia dokumentteja. Oletuksena on, että kaikilla käyttäjillä on lukuoikeudet mallikansioon ja he voivat luoda malleista uusia dokumentteja.
Näin malleja käytetään:
Voit valita malleista, jotka ovat mallikansioissa, joihin sinulla on lukuoikeudet. Pääkäyttäjillä on myös linkki mallien hallinnoimiseksi - lisätäkseen, poistaakseen, muokatakseen tai järjestelläkseen niitä kansioissa ja asettaakseen niille käyttöoikeuksia.
Käyttöoikeudet sille, kuka saa nähdä ja käyttää malleja asetetaan mallikansiolle tai alakansioille