Projektledare står idag inför en ständigt närvarande utmaning: hanteringen av utspridd information. När dokumentation sprids över e-post, Teams, Sharepoint, projektverktyg och lokala datorer blir det en mardröm att hålla koll på allt. Detta slösar värdefull tid, vilket är särskilt dyrbart inom bygg- och anläggningsbranschen. Framgångsrika projekt kräver bra samarbete och effektivitet. Så hur kan du som projektledare eller projektchef få bättre kontroll över ditt arbete?
När information sprids över flera olika kanaler som mailtrådar eller olika lagringsplatser skapas stora problem. Några av de vanligaste utmaningarna är:
Tidskrävande sökande: Att hitta rätt dokument eller den senaste versionen kan ta mycket tid, vilket påverkar effektiviteten i projektet.
Förlorad spårbarhet: När dokument och information inte är samlade på ett ställe blir det svårt att spåra vem som har ansvar för vad, vilket försvårar ansvarstagande och uppföljning om något till exempel skulle gå fel.
Högre risk för misstag: Utan ett system som säkerställer att alla använder den senaste informationen ökar risken för fel, vilket kan försena projektet. Att arbeta med gamla eller felaktiga dokumentversioner kan få allvarliga konsekvenser, särskilt i byggprojekt där felaktiga ritningar eller instruktioner kan bli mycket kostsamma.
Minska risker med bättre dokumenthantering
Enligt en rapport från Chalmers lägger projektledare i genomsnitt 10 timmar i veckan på att leta efter rätt dokument. Upp till 35 % av kostnaderna i byggprojekt kan tillskrivas slöseri, och ineffektiva system för dokumenthantering står för cirka 5 % av detta. Genom att förbättra dokumenthanteringen kan dessa problem minimeras, vilket leder till både tidsbesparingar och minskade kostnader.
Men hur skapar man ett effektivt samarbete? I stora infrastrukturprojekt, där många aktörer som konsulter, entreprenörer och beställare är inblandade, är det avgörande att informationen är lättillgänglig. Varje part har sina egna mål och behov, vilket gör samordning svårt. Därför krävs en digital plattform som inte bara fungerar som en administrativ lösning utan även minskar risken för misstag och underlättar processen. Om ett system inte stöttar verkligt samarbete kan det leda till att användare söker alternativa lösningar utanför systemet.
Med Avimas plattform kan du centralisera all information på ett ställe, med funktioner som automatisk versionshantering och loggning av ändringar. Det ser till att du har tillgång till den senaste versionen, vilket ger dig bättre kontroll och säkerhet i din dokumenthantering.
Avima erbjuder en komplett, användarvänlig plattform för dokumenthantering med flexibel behörighetsstyrning. Med integrerade visare för modeller, ritningar och Office-filer, samt funktioner som online-redigering och automatisk versionshantering, blir ditt arbete enkelt, strukturerat och effektivt.
Avima hjälper dig att spara tid och kapa kostnader genom att ersätta ineffektiva processer med en modern och smidig lösning för dokumenthantering. När du lämnar gamla arbetssätt, som fysiska pärmar och flera lokala versioner av dokument, bakom dig, kommer du aldrig att vilja gå tillbaka. Med Avima får du precision, samordning och effektivitet i varje projekt. Så vilka funktioner kommer stötta din informationshantering? Låt oss gå igenom några smarta funktioner i Avima.
Ett mallprojekt är en fördefinierad projektstruktur som standardiserar processer och sparar tid när du ska starta upp nya projekt. Det säkerställer att alla nödvändiga dokument och steg är på plats från projektets start, sparad enligt en mall eller en mappstruktur. Mallprojekt kan inkludera fördefinierade arbetsflöden, dokumentmallar, rollspecifika uppgifter och kommunikationsrutiner, vilket gör det enkelt att starta nya projekt utan att skapa allt från början.
Vi kan använda enhetliga mappstrukturer i varje projekt, vilket ger tydlighet och möjlighet till anpassning för våra specifika behov.
Johanna Bengtsson, Planarkitekt, Svenljunga kommun
Vi vet att en bra struktur inte alltid räcker för att hitta information snabbt. Därför har vi också integrerat en enkel och detaljerad sökfunktion i alla delar av projektet. Du kan spara värdefull tid genom att dela vanliga sökningar med ditt team. Vår plattform erbjuder inte bara smidiga sökningar, utan ger dig även möjlighet att granska loggar och spåra varje förändring i projektet. Känn dig trygg med vetskapen att alla ändringar noga dokumenteras och sparas under hela projektets livslängd.
Vår plattform effektiviserar samarbetet mellan olika parter i byggprojektet genom våra behörighetsroller, som utgör ett säkert och smidigt verktyg. Genom att tilldela rätt behörigheter blir det tydligt var och hur man ska hantera dokument och annan information. Varje medlem har åtkomst till endast relevant information för sin roll, vilket eliminerar risken för att fel person oavsiktligt exponeras för felaktig information. Med andra ord ger vår plattform dig kontroll över projektet och skapar en effektiv arbetsmiljö.
Vi uppskattar möjligheten att visa 3D- och DWG-filer direkt i plattformen, vilket underlättar arbetet även ute på byggplatsen.
Thomas Andersson, Delägare och medgrundare, SK Bygg
I stora och komplexa infrastrukturprojekt är metadata ett viktigt verktyg för att hantera stora mängder information och dokument. Genom att göra datan sökbar och kategoriserad, likt att sätta etiketter på foton, säkerställer metadata att informationen förblir organiserad och lättillgänglig. Det hjälper också till att anpassa strukturen efter projektets olika faser, vilket gör att man behåller ordning och kontroll genom hela projektets gång.
Läs mer om Avimas dokumenthantering!