Att uppnå effektivitet genom bättre överblick

Kort info: Vi har samtalat med Johanna Bengtsson och Linus Johansson från Svenljunga kommun, som arbetar på planavdelningen och ansvarar för detaljplanering av markanvändning. Deras arbete reglerar byggverksamhet och samhällsutveckling.

Lösning: Svenljunga kommun har implementerat Avimas projektverktyg för att skapa en förbättrad överblick över sina projekt och effektivisera sin dagliga verksamhet.

svenljunga-aerial_516c7187cb6fd957833153cf71fa6fef

Västervik

I varje projekt kan vi använda samma typ av mappstruktur, vilket ger tydlighet och enhetlighet. Det ger också möjlighet att skapa en anpassad mappstruktur som passar vårt specifika arbete.

Västervik

Västervik

Om

Svenljunga kommun

Svenljunga kommuns planavdelning fokuserar huvudsakligen på detaljplanering, där de skapar plankartor för olika ändamål, inklusive industri- och bostadsområden. Dessa kartor reglerar markens användning och utformning för att främja välfungerande samhällen och förbereda för kommande byggen. Detaljplaneringen spelar en avgörande roll i att styra och övervaka markens användning och utveckling på ett sätt som gynnar både invånarna och miljön. 

Västervik

Johanna Bengtsson

 

Det är väldigt effektivt och tydligt. Vi kan jobba på samma sätt över olika projekt.

Johanna Bengtsson, Planarkitekt, Svenljunga kommun

Västervik

Utmaningar

Onödigt omständigt

Innan Avima implementerades, stod Svenljunga inför flera utmaningar där informationshanteringen blev onödigt omständig. En av deras huvudmål var att övergå till en projektportal istället för att fortsätta använda mappstrukturen på datorns y-disk. Denna förändring motiverades av deras strävan att skapa en tydligare och mer organiserad arbetsmiljö, då arbetet på datorn saknade nödvändiga funktionaliteter. Dessutom var de tvungna att använda mejl för att göra utskick, vilket var svårt att spåra och hålla koll på. Deras mål var att skapa en mer överblickbar och effektiv arbetsmiljö där kommunikation och delning av material skulle vara strukturerad och smidigare.

Lösning

Ett funktionsrikt projektverktyg som förenklar vardagen

Genom Avima har Svenljunga kommun infört ett enkelt och funktionsrikt projektverktyg som effektiviserar deras vardag

Viktiga funktioner:

  • Dokumenthantering: Avima har möjliggjort en enhetlig struktur för dokumenthantering i varje projekt. Den anpassningsbara mappstrukturen gör det enkelt att skapa en översiktlig arbetsmiljö som passar deras specifika behov. Möjligheten att lägga till konsulter i specifika mappar ger dem kontroll över behörigheter och underlättar samarbetet med externa.
  • Visuella tavlor: Genom användningen av visuella tavlor får alla involverade en tydlig översikt över pågående, avslutade och återstående uppgifter i projekten. Detta underlättar inte bara för projektledare att hantera och tilldela uppgifter utan ger även övriga teammedlemmar en snabb överblick över projektets status. 
  • Skicka förfrågningar: Avima erbjuder en säker och effektiv kommunikationskanal för att skicka ut förfrågningar och anbud. Genom att ha all kommunikation och dokumentation samlad på ett ställe minimeras risken för missförstånd och förlorad information. 

Utöver dessa punkter har följande aspekter av Avima bidragit till att förbättra arbetssättet i Svenljunga kommun: 

  • Centraliserad plattform: En av de tydligaste fördelarna med Avima är att den samlar allt arbete och alla dokument på ett ställe. Detta gör det enkelt att arbeta med de senaste revideringarna och hålla koll på vem som senast uppdaterade ett dokument. 
  • Administrativa funktioner: Användarna uppskattar de administrativa funktionerna i Avima, inklusive möjligheten att lägga till kommentarer och statusuppdateringar i projekten. Detta gör det möjligt för alla berörda att hålla sig uppdaterade och underlättar smidig samarbete. 
  • Kommunikation i plattformen: Möjligheten att kommunicera direkt i Avima minskar behovet av att använda separata e-postmeddelanden för kommunikation relaterad till projektet. Detta sparar tid och minskar risken för att viktig information tappas bort i e-postflödet. 

Västervik

kundcase (8)

Innan Avima arbetade vi på datorn, där det inte fanns några funktionaliteter. Alla utskick gjordes via mejl, till exempel. Det var mycket mer omständigt.

Linus Johansson, Bygglovshandläggare, Svenljunga kommun

Västervik

Resultat

Effektiv projektledning och ökad överblick

Genom användningen av Avima har Svenljunga kommun sett framsteg inom sin projekthantering. En primär målsättning var att skapa en klar överblick över pågående projekt för att öka effektiviteten. Genom Avima har de lyckats lösa detta, särskilt för projektchefen som nu har snabb och enkel tillgång till alla projekt utan att behöva navigera genom komplexa mappstrukturer. 

Avima fungerar som samhällsbyggnadsförvaltningens primära projektportal och har förbättrat samarbetet och effektiviteten genom funktioner som möjligheten att reglera behörigheter och skicka förfrågningar. Det har minskat behovet av att skicka stora filer via mejl och förenklat samarbetet med externa parter och konsulter. Dessutom har Avima förenklat hanteringen av utkast och revideringar innan offentliggörande genom att samla allt arbete på en central plattform. Denna övergång har skapat en mer organiserad arbetsmiljö och ökat produktiviteten. 

Västervik

Personbild (5)

 

Säkra byggprojekt för samhällsbyggnad med Avima

Vi stöttar med: 

  • Mallprojekt för att underlätta gemensamt arbetssätt i alla projekt 
  • Tidplaner och projektöversikt över hela portföljen 
  • Komplett dokumenthantering med metadatastöd 
  • Tavlor för visuellt samarbete t ex fråga/svar och checklistor