Tyréns skapar struktur bland tusentals filer med hjälp av Avima
Tyréns efterfrågade ett kraftfullt verktyg för effektiv hantering av stora informationsmängder som kan användas inom utveckling och förvaltning av byggnader och anläggningar.
I ett gemensam upphandling med Helsingborgs stad föll valet på Avimas lösning som hade högsta poäng inom samtliga områden: funktionalitet, användarvänlighet och pris.
Utmaning: Informationsspridning inom olika verktyg
Tyréns genomför tusentals uppdrag per år och hjälper kunder att förvalta dokumentation för deras fastighetsbestånd. Då deras egenutvecklade system saknade rätt funktionalitet beslutade ledningen att se sig om efter ett verktyg som skulle samla projektverktyg, dokument-och ärendehantering i en och samma lösning.
”Vi har oftast arbetat i en gemensam filstruktur med många olika verktyg där vi hanterar e-post, kalkyler och projektplaner separat” – förklarar Inge Wihlborg, BIM-strateg och projektledare på Tyréns.
Lösning: En central samlingsplats för dokumentation och samarbete
Under 2012 implementerades Avimas lösning för att förenkla projektadministrationen, ge en samlad bild över dokument och projektaktiviteter och skapa ett bättre underlag för beslut. Tyréns använder Avimas även som standardverktyg i de fall där beställare för byggprojekt saknar rätt stöd eller då det befintliga verktyg inte har rätt funktionalitet.
”Sammanfattningsvis kan man nog säga att det är enkelheten att komma igång kombinerat med möjligheten att växa och då använda mer avancerade funktioner efter behöv. Om man som vi i vissa fall har tiotusentals dokument i ett projekt så måste det vara smidigt att både hitta och administrera all information”, säger Stefan Persson, BIM/GIS-strateg på Tyréns.
Resultat: Ökat effektivitet och minskat tidslöseri
På en kort tid lyckades Tyréns minska onödigt administrationsarbete, lägga upp en bra struktur på sina dokument och skapa transparens i projekt. Avima underlättade för projektmedlemmar att vara delaktiga och få rätt information i rätt tid. Aktiv användning av Avima resulterade även i en tidsbesparing tack vare strukturerat samarbete och informationshantering.
”I ett projekt lägger varje användare färre timmar på att i samverkan hantera information och om det är 100 användare så blir det betydelsefulla besparingar för projekt eller förvaltning”, säger Stefan Persson.
”Jag skulle gissa på att vi sparat minst en timme varje vecka per person, vilket för 20 personer i ett normalt projekt på tio veckor resulterar i 200 timmars ren besparing, mycket lågt räknat.” – Inge Wihlborg