Avima har en rad smarta funktioner och har varit lyhörda i att hitta lösningar åt oss. 

Göte Nilsson, Inköpare/Kalkyl- och projektsamordnare, Prenova

Västervik

Att använda verktyg utan anpassade funktioner

Innan Prenova började använda Avima, stötte de på utmaningar med att effektivt digitalisera sina byggprojekt. Andra verktyg erbjöd endast grundläggande dokumentlagring och de upplevde mycket dubbelarbete då uppgifter först utfördes på andra plattformar innan de delades med kollegor. Dessa verktyg ökade den administrativa bördan och motiverade Prenova att söka efter ett nytt och prisvärt projektverktyg för dokumenthantering. 

Prenovas dokumenthantering var vanligtvis lokaliserad på enskilda datorers skrivbord, vilket skapade hinder för smidig åtkomst och delning av dokument. För att undvika förlorade eller otillgängliga dokument ville de övergå till en webbaserad portal istället för en fjärrskrivbordsserver. De strävade efter en helt molnbaserad lösning, även om övergången påverkades av traditionella arbetsmetoder och intern anpassningstid.  

För att möta kraven från samarbeten med myndigheter, särskilt projekt för kommunala upphandlare, behövde Prenova också en lösning som kunde garantera säker dokumenthantering, med robusta brandväggar, skydd för datasäkerheten och tillförlitliga backup-servrar. Dessa faktorer gjorde säkerheten till en högprioriterad faktor vid valet av deras nästa projektverktyg. 

En säker plattform för att samla hela byggprojektet på ett och samma ställe

Prenova har uppnått sina mål genom att implementera en säker och centraliserad lösning för att samla alla sina byggprojekt på en och samma plattform. Prenova använder nu Avima för att hantera alla sina projekt, inklusive interna företagsfrågor.  

Viktiga funktioner: 

• Dokumenthantering: Avimas system för dokumenthantering har förbättrat Prenovas förmåga att hantera och dela viktiga dokument med avancerad behörighetsstyrning för säkert samarbete.
• Delning av förfrågningsunderlag: För Prenova är möjligheten att strukturerat dela omfattande förfrågningsunderlag avgörande, vilket sparar både tid och resurser och har förändrat deras arbetssätt kring förfrågningar.
• Fråga/Svar: Avimas funktion för frågor och svar har effektiviserat intern och extern kommunikation genom att samla all projektrelaterad dialog, vilket minskar behovet av att söka igenom stora mängder mejl. 

Genom att använda Avimas plattform har Prenova kunnat lösa tidigare utmaningar på ett effektivt sätt. "Ett bra exempel är när jag nyligen fick en förfrågan från en stor kund. Tidigare var det krångligt och tidskrävande med traditionella mejl och en massa olika filer. I Avima kan vi nu skicka filer på ett strukturerat sätt, vilket gör det enklare att säkerställa att mottagaren har fått allt och att det är lätt att hantera," berättar Pär.  

Västervik

Möjligheten att överblicka vår kommunikation inom projektet är väldigt bra. Annars hade vi behövt leta igenom hundratals mejl i inkorgen.

Pär Boman, Projektchef, Prenova

Västervik

Ett digitaliserat arbetssätt

Genom Avimas plattform har Prenova integrerats i en molnbaserad arbetsmiljö, vilket har stärkt deras säkerhetsåtgärder och effektiviserat deras arbetsflöden. Den centraliserade plattformen har avlägsnat behovet av flera verktyg, vilket har lett till ökad produktivitet och bättre organisation. Denna övergång har inte bara löst deras interna utmaningar utan även förbättrat deras arbetsprocesser genom att skapa tydliga och anpassningsbara strukturer som passar dem. 

Prenova upplever flera positiva resultat av att arbeta i Avima, inklusive: 

• Bättre överblick och kontroll över alla projekt.
• Effektivare och enklare hantering av förfrågningar till externa parter.
• Säkrare hantering av dokument för att garantera en trygg informationsmiljö.
• Smidigt samarbete med underleverantörer och hantering av offentliga handlingar genom Avima.
• Förbättrat internt samarbete genom samlad kommunikation och direktindikation vid sändning av meddelanden, vilket underlättar beslutsfattande kring relevans och prioriteringar.

Västervik

Effektiva byggprojekt för fastighet & bostad med Avima

Vi stöttar med:

• Mallprojekt för att underlätta gemensamt arbetssätt i alla projekt 
• Stöd för malldokument som främjar kvalitet 
• Transparent utlåning av förvaltningshandlingar till projekt 
• Enkel och tydlig statusrapportering från projekt till ledningen