Brist på enhetlig dokumenthantering

Innan Besqab började använda Avima saknade de ett system som kunde samla både intern och extern dokumenthantering på ett och samma ställe. Dokument som delades med externa användare låg i en projektportal, tillgänglig för medlemmar i det enskilda projektet, medan interna dokument hanterades via Utforskaren. I och med detta var det svårt att få en enkel överblick över all dokumentation i projekten. 

Hantering av dokumentuppdateringar och olika versioner var också en utmaning som gjorde spårning av filers uppdateringar tidskrävande. Innan Avima var de tvungna att manuellt skapa nya dokument med olika namn och datum för varje ny version. Maria Uhrus förklarar: “Ofta jobbade man direkt på skrivbordet och mejlade sedan den uppdaterade versionen vidare.” Detta gjorde att de ibland arbetade med dubbla versioner av dokument och hade svårare att veta vilken som var den senaste. Därmed fanns det ett behov av ett enhetligt dokumenthanteringssystem med inbyggd versionshantering.  

Delbart dokumenthanteringssystem

För att komma till rätta med dessa utmaningar valde Besqab att implementera Avima som sitt centrala verktyg för dokumenthantering. Med Avima kan de nu samla alla dokument på en plats med automatiserad versionshantering. De kunde också behålla sina tidigare mappstrukturer och arbetssätt, vilket gjorde övergången smidigare och fyllde deras behov av flexibla strukturer.  

Avima har även förenklat deras upphandlingsprocess. De kan nu skapa och dela dokumentsamlingar med entreprenörer och anbudsräknare direkt via plattformen, vilket underlättar både kommunikation och uppföljning.  

Viktiga funktioner för Besqab: 

• • • Dokumenthantering: Möjlighet att styra behörigheter och dela dokument både internt och externt. 
    • Versionshantering: Automatiserade uppdateringar av dokument vilket tillåter en bättre spårbarhet. 
    • Sökfunktioner: En effektiv sökmotor som låter användarna snabbt hitta dokument och information inom alla projekt. 
    • Metadata: De kan märka upp stora mängder information och själva styra vad de ska ha för attribut knutna till dokument, exempelvis ritningar. 

Transparens mellan projekt

Sedan Avima implementerades har framför allt transparensen mellan projekten ökat, vilket har förbättrat erfarenhetsutbytet och gett bättre insyn i tidigare projekt. "En stor fördel är transparensen i projekten som Avima möjliggör," säger Cecilia Rydell.  "En av de största fördelarna är att allt finns samlat på ett och samma ställe. Man kan enkelt gå in i olika projekt och hitta den information man behöver, eftersom allt har sin tydliga plats," tillägger Maria Uhrus.  

Med Avima kan de dela information och samla all dokumentation på en central plats, vilket har minskat behovet av att skicka tunga bilagor via mejl. "Det är smidigt att kunna skicka länkar till dokument i stället för att bifoga dem som stora filer. Alla inbjudna projektmedlemmar kan då direkt få åtkomst utan att behöva ladda ner filerna lokalt och mejla vidare," förklarar Cecilia Rydell. 

Projektinköparna har särskilt märkt en förenkling i hanteringen av förfrågningar. Tack vare Avimas funktioner för loggning och uppföljning vid delning av dokumentsamlingar har arbetsflödet blivit mer strukturerat.