Onödigt omständigt

Ett funktionsrikt projektverktyg som förenklar vardagen

Genom Avima har Svenljunga kommun infört ett enkelt och funktionsrikt projektverktyg som effektiviserar deras vardag. 

Viktiga funktioner:

• Dokumenthantering: Avima har möjliggjort en enhetlig struktur för dokumenthantering i varje projekt. Den anpassningsbara mappstrukturen gör det enkelt att skapa en översiktlig arbetsmiljö som passar deras specifika behov. Möjligheten att lägga till konsulter i specifika mappar ger dem kontroll över behörigheter och underlättar samarbetet med externa.
• Visuella tavlor: Genom användningen av visuella tavlor får alla involverade en tydlig översikt över pågående, avslutade och återstående uppgifter i projekten. Detta underlättar inte bara för projektledare att hantera och tilldela uppgifter utan ger även övriga teammedlemmar en snabb överblick över projektets status. 
• Skicka förfrågningar: Avima erbjuder en säker och effektiv kommunikationskanal för att skicka ut förfrågningar och anbud. Genom att ha all kommunikation och dokumentation samlad på ett ställe minimeras risken för missförstånd och förlorad information. 

Utöver dessa punkter har följande aspekter av Avima bidragit till att förbättra arbetssättet i Svenljunga kommun: 

• Centraliserad plattform: En av de tydligaste fördelarna med Avima är att den samlar allt arbete och alla dokument på ett ställe. Detta gör det enkelt att arbeta med de senaste revideringarna och hålla koll på vem som senast uppdaterade ett dokument. 
• Administrativa funktioner: Användarna uppskattar de administrativa funktionerna i Avima, inklusive möjligheten att lägga till kommentarer och statusuppdateringar i projekten. Detta gör det möjligt för alla berörda att hålla sig uppdaterade och underlättar smidig samarbete. 
• Kommunikation i plattformen: Möjligheten att kommunicera direkt i Avima minskar behovet av att använda separata e-postmeddelanden för kommunikation relaterad till projektet. Detta sparar tid och minskar risken för att viktig information tappas bort i e-postflödet. 

Effektiv projektledning och ökad överblick

Genom användningen av Avima har Svenljunga kommun sett framsteg inom sin projekthantering. En primär målsättning var att skapa en klar överblick över pågående projekt för att öka effektiviteten. Genom Avima har de lyckats lösa detta, särskilt för projektchefen som nu har snabb och enkel tillgång till alla projekt utan att behöva navigera genom komplexa mappstrukturer. 

Avima fungerar som samhällsbyggnadsförvaltningens primära projektportal och har förbättrat samarbetet och effektiviteten genom funktioner som möjligheten att reglera behörigheter och skicka förfrågningar. Det har minskat behovet av att skicka stora filer via mejl och förenklat samarbetet med externa parter och konsulter. Dessutom har Avima förenklat hanteringen av utkast och revideringar innan offentliggörande genom att samla allt arbete på en central plattform. Denna övergång har skapat en mer organiserad arbetsmiljö och ökat produktiviteten.