• Boka demo Logga in

    • Region Västerbotten | Samhällsbyggnad

    Projektchefens helhetslösning för en samlad projekthantering

    Med Lukas Bergner

    Problem: Fastighetsavdelningen letade efter ett användarvänligt projektverktyg som kunde ge en enkel överblick över alla pågående projekt.

    Lösning: Genom att implementera Avimas projektplattform har de nu en helhetslösning som förenklar dokumenthanteringen och erbjuder en realtidsuppdaterad, aggregerad vy över samtliga pågående projekt.

    Vi saknade tidigare möjligheten att spegla det arbete som gjordes på projektnivå upp till en övergripande nivå.

    Om

    Region Västerbotten

    Region Västerbottens fastighetsavdelning ansvarar för både förvaltning och nybyggnationer i hela länet, med uppdraget att utveckla och underhålla fastigheter för regionens behov. Avdelningen driver allt från omfattande renoveringar till stora byggprojekt. Under ledning av projektchef Lukas Bergner leder de några av regionens mest betydande projekt, däribland det nya akutsjukhuset i Skellefteå som just nu är i projekteringsfas. Lukas specialiserar sig på större renoveringsarbeten och nybyggnationer för att säkerställa hållbara lösningar för framtiden.  



    Vi genomför just nu ett omfattande säkerhetsarbete, delvis på grund av det nya NIS2-direktivet, och vi är tacksamma för att Avima uppfyller våra krav.


    Lukas Bergner,
    Projektchef, Region Västerbotten 

    Utmaningar

    Att inte ha en tydlig överblick

    Innan Västerbotten började använda Avima stod fastighetsavdelningen inför flera utmaningar med sitt tidigare projektverktyg. De saknade en övergripande projektvy, vilket gjorde det svårt att få en tydlig överblick över alla pågående projekt. Arbetet på projektnivå kunde inte enkelt speglas uppåt för att ge en samlad bild på högre nivå. Dessutom var dokumenthanteringen inte så effektiv eller flexibel som de önskade. Verktyget saknade även de plug-in-lösningar och online viewers som Västerbotten ville ha för att skapa ett smidigare och mer integrerat arbetsflöde.

    Lösning

    En helhetslösning för smidig projekthantering

    Västerbotten valde Avima som projektplattform på grund av det positiva intrycket av systemet, som upplevdes som både lätt och användarvänligt. Systemet uppfyllde fastighetsavdelningens kravspecifikation och erbjöd dessutom en fördelaktig prismodell. En avgörande faktor var möjligheten till en tydlig överblicksvy över alla projekt. Med Avima kan de också smidigt filtrera fram den information som de söker, utan att behöva klicka sig in i varje enskilt projekt. 

    Säkerhet var också en central fråga, och BankID-inloggningen var en avgörande funktion. Med Västerbottens pågående säkerhetsarbete, särskilt på grund av det nya NIS2-direktivet, har Avima levt upp till förväntningarna på ett säkert system. 

    Viktiga funktioner: 

    • Dokumenthantering: En nyckelfunktion som är central i Västerbottens dagliga arbete.
    • Visuella tavlor: Fastighetsavdelningen planerar att införa checklistor i tavelfunktionen för att ytterligare effektivisera och automatisera projektledarnas arbetsprocesser.
    • Planering/Tidplan: De har kunnat ersätta tidigare GANTT-schema med Avimas tidplaneringsverktyg, vilket har minimerat behovet av parallella verktyg.
    • Projektöversikt/Projektkontoret: Den realtidsuppdaterade översikten ger ledningen en klar bild av framsteg och status för olika portföljer. Särskilt värdefull för projektchefen, som enkelt kan följa planering och hålla struktur på alla pågående projekt.
    • Statusrapporter via mejl: En uppskattad funktion som hjälper till att hålla projektdeltagarna uppdaterade om vad som sker i olika projekt på ett enkelt sätt. 

    "Avima har varit lätt att komma igång med för alla," säger Lukas. Ett område som krävde extra stöd var behörighetssystemet, där Avimas Customer Success Managers var till stor hjälp. Han tillägger: "Vi är mycket nöjda med den support vi fått från Avima, särskilt vid eventuella problem."

     

    Hur vet du vilket projektverktyg som är rätt för just din organisation?


    Ladda ner vår guide! Vi hjälper dig igenom din upphandling.

     

    Ladda ner
    Resultat

    Ett användarvänligt verktyg

    Den uppnådda enkelheten och strukturen är ett tydligt resultat av att implementera Avima för Västerbotten. De ser fortfarande mycket potential och möjligheter som Avima skapar som de kan bygga på och använda i framtiden. Med den planerade implementeringen av checklistor i tavelfunktionen för projektledarna förväntar sig Lukas att ytterligare administrativa processer effektiviseras, vilket kommer att spara mer tid. Framförallt är det ett enkelt system som alla förstår och kan hantera.

    Den förbättrade överblicksvyn har varit särskilt värdefull för Lukas i hans roll som projektchef, han menar att "det har blivit betydligt enklare att följa upp och hantera projekt på en övergripande nivå." En annan tydlig förändring är att Avimas tidplaneringsverktyg nu helt tillgodoser deras behov, vilket har möjliggjort avvecklingen av ett parallellt system och därmed också en tydlig kostnadsbesparing. 

    Säkra byggprojekt för samhällsbyggnad med Avima

    Vi stöttar med: 

    • Mallprojekt för att underlätta gemensamt arbetssätt i alla projekt 
    • Tidplaner och projektöversikt över hela portföljen 
    • Komplett dokumenthantering med metadatastöd 
    • Tavlor för visuellt samarbete t ex fråga/svar och checklistor 
    Läs mer