Effektivisera samarbetet för att undvika mardrömmen

Inom varje projektchef frodas en ständig mardröm: risken att hela projektet kollapsar. Att driva ett större projekt med överskriden budget eller när entreprenörerna drar sig ur kan potentiellt äta upp lönsamheten för hela organisationen, trots framgångar i andra projekt. En nyckelfaktor för att undvika detta scenario är en effektiv projektstyrning.

För att uppnå ett effektivt samarbete inom byggprojekt krävs struktur och möjligheten för olika discipliner att kommunicera. Du bör kunna hantera olika nyckelprocesser, inklusive ÄTA och fråga/svar. Det är också avgörande att noggrant dokumentera arbetet och se till att alla dialoger loggas för eventuell kontroll och bevisföring.

Vem har ägandeskap över informationen?

En vanlig utmaning som pekar på bristande ansvarsfördelning är hur informationsutbyte sker i projekt. Många använder idag digitala verktyg där filer samlas. Till exempel kan en arkitekt ladda upp en ritning, och en projektledare laddar ner ritningen för att göra ändringar. Under ändringsprocessen skickar de ritningen till en entreprenör som behöver den för sitt delprojekt. Plötsligt finns tre olika versioner av filen spridda i projektet. Vem ska säkerställa att alla har den senaste och uppdaterade versionen?

Utmaningen med att inte alla har korrekt information kan få konsekvenser för både lönsamhet och projektets övergripande framgång. Att lyckas med ett projekt kräver ordning och reda – att veta vilka handlingar som gäller och vem som har ansvar för vad. Det ska alltid vara möjligt att gå tillbaka och granska ändringar samt säkerställa att alla discipliner i projektet arbetar med aktuell dokumentation.

I grund och botten handlar det om att äga och kontrollera informationen om det som är avtalat. Att till exempel låta ÄTA dokumenteras via telefonsamtal, post-it-lappar och lokala filer på datorer kan leda till betydande, dolda kostnader. Det är något som enkelt kan undvikas när allt som rör projektet finns systematiskt, loggat, stämplat och dokumenterat på samma plats. Genom att inte bortse från dessa dolda kostnader kan enkla arbetssätt spara stora pengar i projektets avslutande skede.

Digitala pärmar - bra eller dåligt?

Idag har många digitaliserat sina pärmar och flyttat alla handlingar och dokument till molnet. Men om handlingar inte uppdateras automatiskt under arbetets gång är det svårt att effektivisera projekt. Och om behörigheten varierar kraftigt blir det en utmaning att strukturera upp en tydlig ansvarsfördelning. Jobbar man inte aktualiserat i systemet blir den digitala pärmen bara som en slaskhink där alla slänger sina dokument. Det kan leda till att saker faller mellan stolarna och ökar risken för att viktig information bara finns på en post it-lapp eller i någons dator. Det är verktyget som ska stödja era valda arbetssätt, inte tvärtom. 

Samarbeta på det nya sättet 

En annan aspekt som kopplas till det gamla arbetssättet är den traditionella uppdelningen mellan olika discipliner inom byggprojekt, särskilt mellan beställare och entreprenörer. Traditionellt har entreprenörer endast fått tillgång till det som anses absolut nödvändigt för deras del av projektet, vilket ofta resulterar i bristfällig kommunikation mellan parterna.

Vi tror på att arbeta på ett sätt som främjar samarbete och samverkan, och att dra nytta av den kraft och kompetens som finns hos projektets entreprenörer. Genom att involvera olika parter (på ett kontrollerat sätt) får du fler fördelar i form av värdefulla insikter och återkoppling som kan bidra till både effektivare och lönsammare projekt. Vad är egentligen vitsen med att investera i kostsamma leverantörer om viktig kompetens ändå inte utnyttjas?

För att uppnå effektiv projektstyrning och samarbete är det nödvändigt att strukturerat bjuda in alla discipliner. Visst, alla behöver inte ha detaljerad information om allt, och det kan ibland vara nödvändigt med interna diskussionstavlor och skydd av känslig information. Men för att verkligt främja samarbete krävs att alla kan få en överblick, förstå helheten och arbeta med de dokument som är relevanta just nu.

Det finns inte längre några ursäkter

I samband med pandemin fick digitaliseringen en enorm skjuts och alla byggprojekt drivs nu digitalt i någon mån. Men nu är det dags att bli digitala på riktigt genom att samla allt på ett och samma ställe och få en version av sanningen – spårbart och loggat.

Det finns inte längre några ursäkter för att jobba på det gamla sättet, där man inte vågar ta ett helhetsgrepp kring informationshanteringen, strukturera upp effektiva samarbeten och få spårbarheten på plats. Det nya sättet att arbeta används redan i många stora projekt och kommer att vara ett framtida krav i viktiga byggprojekt.

Ladda ner vår checklista för en tydlig kravspecifikation

För att optimera dina byggprojekt är det avgörande att etablera effektiva processer från start. Klargör för alla discipliner vilka system som ska användas, godkännandeprocesser samt vilka stöddokument som ska tillämpas. Baserat på dina behov och önskade arbetsmetoder behöver du sedan ett verktyg som underlättar både samarbete och struktur. Många löser denna utmaning genom att använda de system de känner till, medan andra ger sig in i den långa och krävande processen att skapa egna lösningar, vilket vanligtvis medför betydande kostnader.

Ladda ner checklista