Slarvigt ifyllda Excelblad och ett evigt springande och ringande för att ta reda på status från rätt personer – känner du igen dig? Att ha stenkoll på vad som gäller vid varje given tidpunkt när du har flera byggprojekt igång samtidigt kan vara påfrestande. Samtidigt upplever många inom byggbranschen idag att det är svårt att få till en förändring som ger kontroll och en ordentlig överblick. Men det finns bra stöd för dig som har en ambition att bli bättre. I den här bloggen går vi igenom hur du kan få en överblick av dina projekt.

Bristande koordination skapar onödiga kostnader

Om du till exempel arbetar som projektchef består nog en stor del av din arbetsdag av att ha koll på både tid och pengar för att säkerställa att dina projekt blir affärsmässigt lyckade. Då är det inte heller ovanligt att annan informationshantering hamnar i skymundan. Men en bra översikt och effektiva processer är faktiskt nödvändiga för att hålla tidsplanen – och därmed även budget.

I byggbranschen leder misstag till enorma kostnader och en betydande del av dessa kan härledas till bristande koordination och kommunikation. Det kan exempelvis handla om att vissa personer jobbar med fel underlag, äldre versioner av underlag eller att underlagen är bristfälliga redan från början. Om du lyckas få till en samordnad projektering och bra koordinering under själva bygget, får du effektiva samarbeten och minimalt med ändringar på köpet.

Avvikelser – en inbyggd utmaning i byggbranschen

Det är få projekt i byggbranschen som genomförs helt utan avvikelser; de är snarare regel än undantag. Som vi alla vet kan avvikelser leda till stora kostnader – ibland mer än vad själva projektet var planerat att kosta från början. En utmaning är att detta till viss del är ett inbyggt problem i branschen, och ses nästan som en naturlig del i projekten. Man tar helt enkelt för givet att saker kommer att gå fel. Och för de som har ambition att driva utveckling kan det kännas nedslående att verka i en bransch där konsensus verkar vara att saker inte kan bli bättre.

Det moderna arbetssättet

I dagens samhälle, där förändring är konstant, har många branscher omfamnat nya och effektivare sätt att arbeta. Trots att byggbranschen ofta håller fast vid det gamla arbetssättet, blir det allt mer nödvändigt att anpassa sig till det moderna arbetssättet med ökande krav på lönsamhet och innovation. Att förvänta sig svinn och försenade deadlines är inte längre acceptabelt, och pandemin har påskyndat övergången till online-processer, vilket skapar verkliga möjligheter till effektivitet.

För att åstadkomma förbättringar är det avgörande att införa effektiva arbetssätt och använda rätt verktyg. Se till att ha följande på plats:

• Kommunikation: Effektiva arbetssätt och verktyg bör främja kommunikationen inom projektet, säkerställa korrekt hantering av ritningar, leveranser, granskningar och ÄTA-hanteringar. Det är avgörande att ha fullständig kontroll över varje skede i projektet och kunna visualisera dem. Detta minskar risken för projektstopp, förseningar i bygglovsprocessen och förvirring under projekteringen. Särskilt när flera discipliner är involverade är det viktigt att etablera en tydlig struktur och främja samarbete mellan alla parter.
• Tydlig informationsdelning: I ledningen av stora projekt eller hanteringen av flera projekt samtidigt är det extra viktigt att säkerställa en klar informationsdelning. Det händer lätt att något faller mellan stolarna under tiden som handlingar granskas, justeras och sedan granskas igen. För att skapa tydlighet och struktur måste rätt personer ha tillgång till den senaste, godkända versionen av alla relevanta handlingar, protokoll och tidsplaner.
• Koordinera handlingar: Det är kritiskt att kunna koordinera gällande handlingar och godkända underlag, så att alla inom projektet har en gemensam grund att utgå från. Det skapar tydlighet för alla om vilka handlingar som är aktuella och när varje part kan påbörja sitt arbete. Exempelvis kan att el-ledningar börjar installeras och stommar gjuts innan den slutgiltiga och godkända versionen av ritningarna är färdig leda till allvarliga komplikationer. Därför är en noggrann koordinering av handlingar essentiell för att undvika sådana scenarier.

Skapa struktur på riktigt

För att få ett helhetsgrepp om hur det faktiskt går i dina byggprojekt och hur alla medarbetare ligger till, är det nödvändigt att samla all information på ett och samma ställe. Det ska vara enkelt för de inblandade att få tillgång till de senaste, godkända handlingarna, ritningarna och all annan information som rör projektet. Ni ska kunna tydliggöra hur avvikelser ska hanteras, vilka besluts som tas, vilken kostnads- och tidspåverkan det har på projektet samt hur frågor loggas och besvaras. 

Strukturerad informationshantering som ger översikt och kontroll minimerar risken för att kostnader springer iväg. Om du vill skapa struktur på riktigt krävs förändring, för det är inte längre okej att jobba på det gamla sättet – speciellt inte när det finns möjlighet att hantera allt som är viktigt för projektet på ett och samma ställe. Så att du slipper springa omkring och leta efter personer eller jaga rätt på den senaste versionen av ett Excel-blad. 

Våga vara bättre än branschen

I din roll är du delaktig i att bolaget levererar bra affärsresultat och tål att bli synat i sömmarna. För att kunna ligga i framkant måste ni hitta en lösning för era unika förutsättningar och våga ta ett rejält kliv framåt i samarbetet, inte bara göra som vanligt.

Att våga ta kontrollen på riktigt och följa hur det går i projekten är ett första steg i att skapa förbättringar. Det kräver dessutom att ni vågar utmana alla era projektledare att inte bara göra jobbet halvdant bara för att det är bekvämt. Förändring kräver modiga medarbetare och en ledning som kan ingjuta mod i sina projektledare och inspirera till ett bättre och mer effektivt arbetssätt.