Slöseri i byggprojekt är ingen nyhet – det kostar pengar, och de flesta projekt överskrider sin budget. En överraskande insikt är att hela 30% av totalkostnaden för ett projekt utgör ren slöseri, varav 5% är relaterat till dokumentation och internt arbete. Det är en betydande summa pengar som skulle kunna användas mer effektivt. I den här bloggen delar vi insikter och strategier för hur projektledare kan förbättra kostnadskontrollen i sina byggprojekt.
Hur kan du förbättra kostnadskontrollen?
Många projektledare befinner sig idag i ett virrvarr av aktiviteter och uppföljningar. Utan att fördjupa sig i varje detalj som en projektledare måste ha koll på under ett byggprojekt, är vi överens om att det varken är kostnadseffektivt eller produktivt att spendera tid på överflödiga möten eller leta efter rätt information.
Det finns flera åtgärder som en organisation kan vidta för att minimera kostnaderna. Det sträcker sig från att säkerställa rätt kompetens på plats till att förhandla bättre priser på råvaror och optimera logistiken. Trots dessa viktiga åtgärder visar det sig att en översyn av själva genomförandet av projektet ofta är ett av de enklaste stegen som kan generera betydande positiva effekter i framtida projekt.
Som nämnt tidigare utgör cirka 5% av den genomsnittliga projektkostnaden slöseri kopplat till dokumentation och internt arbete. Genom att granska och effektivisera projektgenomförandet öppnar sig möjligheten att minimera förekomsten av felaktig information, reducera tiden för informationssökning, minimera antalet misslyckade projekt och uppnå en klarare och mer effektiv arbetsprocess.
Arbetar du på det gamla sättet?
Även om förhoppningsvis behovet av att leta information bland fysiska pärmar och PostIt-lappar är över, kan du säkert relatera till att ibland behöva ringa runt, samla ihop information från olika mailtrådar och möjligen till och med leta efter gamla SMS.
För att snabbare hitta rätt information är det av yttersta vikt att etablera ett tydligt arbetssätt där all information samlas på ett ställe, och där rätt personer har tillgång till rätt saker. Undvik att låta värdefull information vara utspridd på olika begränsade molntjänster, i bortglömda e-mails eller på lokala hårddiskar.
En framstående framgångsfaktor för att minska sökandet efter information är att inrätta en tydlig och behörighetsstyrd mappstruktur som är anpassad för just ditt projekt. I byggprojekt är dokumenthantering ofta omfattande, och det är viktigt att hålla dem uppdaterade så att rätt personer har tillgång vid rätt tillfälle. Genom att skapa en tydlig mallstruktur, som enkelt kan kopieras till kommande projekt, underlättas det för alla inblandade att följa det gemensamma arbetssättet.
Hur skapar du förutsättningar för bättre byggprojekt?
Att samarbeta i projekt kan vara utmanande av flera orsaker, och behörigheter är ofta en central anledning till att olika digitala plattformar används för att dela information. "En digital pärm internt, en digital pärm för entreprenören..."
Felaktig information i ett projekt, som till exempel arbete utfört enligt en äldre ritningsversion, kan generera betydande kostnader och få förödande konsekvenser. Det är därför av yttersta vikt att rätt version av informationen är sökbar, spårbar och att rätt person har tillgång till korrekt information. Om något trots allt går fel behöver man lätt kunna härleda informationen till rätt person.
Om alla inte har tillgång till rätt information kan detta bli en utmaning med potentiellt allvarliga konsekvenser för projektets lönsamhet och övergripande framgång. Att säkerställa ett framgångsrikt projekt kräver ordning och reda – en klar förståelse för vilka handlingar som gäller och vem som är ansvarig för vad. Det är nödvändigt att kunna återvända och granska eventuella ändringar samt säkerställa att alla discipliner inom projektet arbetar med aktuell dokumentation.
Genom att införa en central behörighetsstyrning blir det enklare att garantera att både interna och externa parter har tillgång till rätt information. Vi tror att nyckeln till ett framgångsrikt projekt är att alla, oavsett roll, arbetar mot samma plattform.
Praktiska tips för kostnadskontroll
Sammanfattningsvis kan du vidta följande åtgärder för att snabbt få kontroll över dina kostnader:
- Arbeta kontinuerligt med en version av alla dokument, gärna direkt i en molntjänst för att undvika lokala versioner och felaktig information.
- Samla alla sidokanaler såsom e-post, sms och Teams på ett och samma ställe.
- Säkerställ att projektet har en robust, enkel och logisk behörighetsstruktur som kan användas över flera projekt.
- Organisera samarbetet så att alla kan använda verktygen och arbeta effektivt, men med de delar av informationen som de behöver ha tillgång till.
Minska intern slöserikostnad med Avima
Faktum är att byggkostnaderna fortsätter att öka, och möjligheten att minska den interna slöserikostnaden spelar en avgörande roll för att undvika projektmisslyckanden. På Avima strävar vi efter att minska slöseri i projekt genom att stödja företag inom bygg- och samhällsbyggnadssektorn med att accelerera sin digitala omställning. Genom att använda en modulär plattform speciellt utformad för byggprojekt kan du snabbt och enkelt sänka kostnader och jobba mer effektivt.
