Projektledare står idag inför en ständigt närvarande utmaning: hanteringen av utspridd information. När dokumentation sprids över e-post, Teams, Sharepoint, projektverktyg och lokala datorer blir det en mardröm att hålla koll på allt. Detta slösar värdefull tid, vilket är särskilt dyrbart inom bygg- och anläggningsbranschen. Framgångsrika projekt kräver bra samarbete och effektivitet. Så hur kan du som projektledare eller projektchef få bättre kontroll över ditt arbete?
Utmaningar med spridd information
När information sprids över flera olika kanaler som mailtrådar eller olika lagringsplatser skapas stora problem. Några av de vanligaste utmaningarna är:
-
Tidskrävande sökande: Att hitta rätt dokument eller den senaste versionen kan ta mycket tid, vilket påverkar effektiviteten i projektet.
-
Förlorad spårbarhet: När dokument och information inte är samlade på ett ställe blir det svårt att spåra vem som har ansvar för vad, vilket försvårar ansvarstagande och uppföljning om något till exempel skulle gå fel.
-
Högre risk för misstag: Utan ett system som säkerställer att alla använder den senaste informationen ökar risken för fel, vilket kan försena projektet. Att arbeta med gamla eller felaktiga dokumentversioner kan få allvarliga konsekvenser, särskilt i byggprojekt där felaktiga ritningar eller instruktioner kan bli mycket kostsamma.
Minska risker med bättre dokumenthantering
Enligt en rapport från Chalmers lägger projektledare i genomsnitt 10 timmar i veckan på att leta efter rätt dokument. Upp till 35 % av kostnaderna i byggprojekt kan tillskrivas slöseri, och ineffektiva system för dokumenthantering står för cirka 5 % av detta. Genom att förbättra dokumenthanteringen kan dessa problem minimeras, vilket leder till både tidsbesparingar och minskade kostnader.
Men hur skapar man ett effektivt samarbete? I stora infrastrukturprojekt, där många aktörer som konsulter, entreprenörer och beställare är inblandade, är det avgörande att informationen är lättillgänglig. Varje part har sina egna mål och behov, vilket gör samordning svårt. Därför krävs en digital plattform som inte bara fungerar som en administrativ lösning utan även minskar risken för misstag och underlättar processen. Om ett system inte stöttar verkligt samarbete kan det leda till att användare söker alternativa lösningar utanför systemet.
Med Avimas plattform kan du centralisera all information på ett ställe, med funktioner som automatisk versionshantering och loggning av ändringar. Det ser till att du har tillgång till den senaste versionen, vilket ger dig bättre kontroll och säkerhet i din dokumenthantering.
