Om du är projektledare i byggbranschen måste vi tyvärr meddela att omkring en tredjedel av dina projekt läggs på rent slöseri. Vi vet också att du nog spenderar alldeles för mycket tid med att behöva leta efter saker som rätt dokument och rätt information. Tycker du att det är onödigt? Då är det här blogginlägget för dig. 

Slipp ångesten på fredagar 

Det är fredag eftermiddag och helgen står för dörren. Du loggar in på datorn för att stämma av med några entreprenörer en sista gång innan veckan är slut. Till din förvåning inser du att flera av dem inte hunnit med vad de lovat och att tidsplanen nu lär bli svår att hålla. Sliter du dig i håret?

Så behöver det inte vara. Ändå inträffar liknande scenarion överallt i byggbranschen, hela tiden. Många projektledare saknar den tydliga överblick som krävs i projekt. Dessutom känner många att de lever som i ett slags mörker mellan sina möten och avstämningar, där de inte har någon koll eller kontroll på vad som görs.

Ta kontroll över projekten

Med en effektiv dokumenthantering tar du tillbaka kontrollen över dina projekt och får en tydlig helikoptervy över allt som gjorts och ska göras. Som projektledare förtjänar du ett verktyg som underlättar – där allt blir sökbart och gör att du kan söka efter dokument över hela plattformen. Inte minst kräver ditt viktiga jobb en plattform där alla ser samma version av dokumenten och enbart det som de har behörighet till.

Det gör att du som projektledare kan se svart på vitt att alla inblandade gör vad de fått i uppdrag att göra, inom den tidsramen som satts.

Kräv att kunna vara igång på nolltid

Joakim Schenning är Account Executive på Avima. Han menar att en del projektledare felaktigt tror att det är krångligt att sätta igång med att få till en smartare och bättre struktur. De kunde inte ha mer fel.

Många projektledare tror att det tar flera månader att ställa om till nya arbetssätt. Men med rätt partner går det väldigt snabbt. Om du redan startat upp ett projekt gör du sällan om själva mappstrukturen, och det går fort att sätta upp det i vår plattform, säger Joakim Schenning

Allt som krävs för att ta ett stort steg mot framtiden är tre timmar. Ja, faktiskt. På tre timmar kan vi på Avima hjälpa dig att byta ut pärmarna mot digitala mappar och få en struktur som hjälper dig att bli en bättre projektledare.

Slöseriet i byggbranschen måste få ett slut

Apropå tid. Att tid är pengar må vara en sliten klyscha, men i byggbranschen är det en absolut sanning. När ett projekt går över tiden kostar det väldigt mycket pengar – vilket är dumt när det i många fall hade kunnat förhindras.

Faktum är att mycket pengar går åt på rent slöseri. Här är några häpnadsväckande siffror:

• I snitt lägger en projektledare 10 timmar per vecka på att leta efter rätt dokument, enligt en rapport från Chalmers.
• Dessutom har det visat sig att 30-35 % av totalkostnaden för byggprojekt är rent slöseri och 5 % av slöseriet är är kopplat till just system, strukturer och dokumentation. 

Det är siffror som nästan är svåra att ta in.

Med en effektiv dokumenthantering kan du kapa de siffrorna – och det både snabbt och enkelt. För när du väl har slutat jobba på det gamla sättet, med fysiska pärmar och i olika lokala versioner av ett dokument, så kommer du aldrig att titta bakåt.

Enkelt för alla – såväl chef som entreprenör

Att förändra ett arbetssätt är inte alltid enkelt, men med Avima blir det just det: enkelt.

Många projektledare tänker nog att det är svårt att få samtliga i projektet att jobba i en och samma plattform. Många förväntar sig att alla i projektet inte har rätt digital mognad eller att man aldrig kommer få entreprenörerna att jobba i en viss plattform. Men har du någon gång öppnat en dator så kan du arbeta i systemet. Det behövs verkligen ingen datautbildning för att använda Avima, säger Joakim Schenning.

Det betyder att du enkelt kan glömma mörkret mellan mötena och slippa fredagsångesten. Med hjälp av Avimas dokumenthantering tillämpar det nya sättet att strukturera dokumenten på och skapar framtidens struktur för dina byggprojekt. Nämnde vi förresten att vi är ett svenskägt bolag med svenska servrar för bästa säkerhet?