Västervik

Västervik och projektet Lucerna

Västervik Miljö & Energi är ett kommunalt energibolag som fokuserar på el, vatten, avlopp, avfall, fiber och fjärrvärme. Viktor Ståhl är projektledare för ett av deras mest ambitiösa projekt – Lucerna reningsverk. Med över ett decenniums erfarenhet inom branschen har Viktor innehaft olika roller som projektledare, arbetsledare och byggledare. Denna breda erfarenhet har gett honom en djup förståelse för infrastrukturprojektens komplexitet.

Lucerna avloppsreningsverk är av avgörande betydelse för Västervik och uppfördes redan på 1970-talet. Efter många års drift av reningsverket är anläggningen i stort behov av en omfattande renovering och utbyggnad för att möta de ökande kraven på reningsverket. Ombyggnationen är Västerviks största miljöprojekt och kommer att ge en rad positiva effekter gällande miljö och hållbarhet. Västervik får ett toppmodernt reningsverk med bättre reningsgrad än idag. Reningsverket kommer att kunna hantera framtida befolkningsutveckling och samtidigt klara de nya skärpta reningskraven som ställs, vilket minskar påverkan på Östersjön. Ett upprustat reningsverk ger också rent vatten för generationer 50 år framåt i tiden samtidigt som byggnationerna tar hänsyn till omgivande natur.

Viktor avdelades rollen som projektledare vid årsskiftet 2020/2021 och har varit en drivande kraft bakom planeringsarbetet. Efter två års intensiv projektering följt av ett års noggrann upphandling, är projektet redo att ta nästa steg och arbetet förväntas starta i mars 2024. Detta markerar början på en fullständig renovering där varje del av anläggningen ska förnyas för att möta de nya kraven och behoven hos Västerviks invånare och näringsliv. En utmanande aspekt är att det måste förbli i drift under ombyggnadsprocessen för att undvika onödiga utsläpp i Östersjön.

Västervik

Före Avima jobbade vi i olika system enligt entreprenörernas och konsulternas önskemål. Det ledde till förvirring och bristande kontroll där entreprenörerna och konsulterna hade kontrollen istället för oss som beställare.

Viktor Ståhl, projektledare, Västervik Miljö & Energi

Västervik

Vikten av en och inte flera strukturer

Innan Västervik Miljö & Energi tog steget att integrera Avima i deras arbetsflöde, stod de inför en rad utmaningar. En av de mest påtagliga var att de kastades mellan olika system och arbetssätt hela tiden. Vid varje ny projektstart var de tvungna att anpassa sig till olika projektverktyg och preferenser hos de entreprenörer och konsulter de samarbetade med. Denna situation skapade en oorganiserad miljö med olika avtal och system, vilket gjorde att de hade svårt att upprätthålla en enhetlig struktur internt.

En konsekvens av denna praxis var att den individuella projektledaren oftast var den enda som hade en heltäckande förståelse för och insyn i sitt projekt. Därmed blev den övergripande kontrollen över alla projekt också begränsad. Den person-centrerade strukturen gjorde projekt sårbara eftersom det var svårt för andra att kunna hoppa in vid behov, såsom vid sjukdom eller avslutad anställning. Sammanfattningsvis låg kontrollen hos motparten istället för Västervik som beställare, vilket inte var hållbart för dem.

För att adressera dessa utmaningar insåg de behovet av att hitta ett mer effektivt arbetssätt som skulle ge dem en enhetlig struktur och ökad kontroll över deras arbete. Deras mål var att skapa ordning och reda genom att implementera en gemensam plattform där alla projekt kunde hanteras på samma sätt. Som beställare ville Västervik ha den övergripande kontrollen över arbetsflödet och kommunikationsvägarna.

En integrerad lösning för enhetlig dokumenthantering och effektiv ärendehantering

Avima har hjälpt Västervik Miljö & Energi att nå sina mål genom att införa en heltäckande lösning som adresserar deras utmaningar på flera fronter.

Viktiga funktioner:

• Mappstruktur, godkännande och granskningsfunktioner samt fråga/svar-modul: Genom att integrera dessa funktioner har Västervik kunnat skapa en enhetlig struktur för dokumenthantering och samarbete. Det har möjliggjort en smidigare hantering av projektrelaterade dokument, tydligare kommunikation och en transparent ändrings- och tilläggsanmälan (ÄTA)-process.
• Användning av visuella tavlor som ärendehanteringssystem: Ärendehantering är något som kommer bli allt viktigare när Västervik går över till själva byggandet. Med hjälp av tavlorna kommer de kunna möjliggöra en effektiv spårning och hantering av projektrelaterade ärenden, vilket ökar effektiviteten för teamet att följa upp och lösa ärenden i realtid.

Genom Avima har man kunnat skapa en enhetlig arbetskultur och ett standardiserat arbetssätt över alla projekt. Genom att samla alla projektrelaterade aktiviteter i en enda plattform har Avima eliminerat behovet av andra digitala verktyg med liknande funktioner, vilket har främjat effektivitet och samarbete. Detta har möjliggjort att oavsett vem som är involverad i projektet kan de enkelt hoppa in och stötta vid behov, vilket i sin tur har minskat risken för förseningar eller avbrott i arbetet.

Västervik Miljö & Energi har upplevt en smidig och enkel övergång till Avima. Responsen från entreprenörer och externa deltagare har varit genomgående positiva. En av de mest uppskattade aspekterna med Avima är dess höga igenkänningsfaktor och användarvänliga mappstruktur. Detta har gjort det lätt för den äldre generationen, som ofta innehar ledande positioner inom konsult- och entreprenörsområdena, att anpassa sig till och arbeta effektivt med systemet.

Västervik

Vi har gjort oss av med alla andra digitala verktyg som har den här typen av funktioner – vi har valt att gå vidare med Avima. Vi har också kravställt en viss säkerhetsnivå där vi bedömer Avima uppfyller våra krav.

Viktor Ståhl, projektledare, Västervik Miljö & Energi

Västervik

Att jobba på samma sätt mot samma mål

Efter att Avima implementerats har Västervik Miljö & Energi sett följande resultat:

• Tydlig översikt och kontroll: Deras projektarbete har blivit mer strukturerat och kontrollerat med en klar översikt över projektstatus och aktiviteter.
• Ett gemensamt arbetssätt: Västervik kan nu arbeta på ett gemensamt sätt internt för att driva sina projekt. De behöver inte längre anpassa sig till nya system och avtal vid nya projekt.
• Förbättrad kommunikation och tidsbesparingar: De har sparat tid genom att centralisera all information i Avima. Tidigare var kommunikationen uppdelad mellan en projektportal och e-post, vilket skapade ineffektivitet. Nu med all information samlad i Avima kan de enkelt hitta all relevant information, vilket frigör tid för viktigare arbetsuppgifter.
• Avskaffande av andra verktyg: Genom att välja Avima har de också kunnat avskaffa andra digitala verktyg med liknande funktioner, vilket har minskat komplexiteten och förbättrat säkerheten.

Västervik

Säkra byggprojekt för samhällsbyggnad med Avima

Vi stöttar med: 

• Mallprojekt för att underlätta gemensamt arbetssätt i alla projekt 
• Tidplaner och projektöversikt över hela portföljen 
• Komplett dokumenthantering med metadatastöd 
• Tavlor för visuellt samarbete t ex fråga/svar och checklistor