Vikten av en och inte flera strukturer

Innan Västervik Miljö & Energi tog steget att integrera Avima i deras arbetsflöde, stod de inför en rad utmaningar. En av de mest påtagliga var att de kastades mellan olika system och arbetssätt hela tiden. Vid varje ny projektstart var de tvungna att anpassa sig till olika projektverktyg och preferenser hos de entreprenörer och konsulter de samarbetade med. Denna situation skapade en oorganiserad miljö med olika avtal och system, vilket gjorde att de hade svårt att upprätthålla en enhetlig struktur internt.

En konsekvens av denna praxis var att den individuella projektledaren oftast var den enda som hade en heltäckande förståelse för och insyn i sitt projekt. Därmed blev den övergripande kontrollen över alla projekt också begränsad. Den person-centrerade strukturen gjorde projekt sårbara eftersom det var svårt för andra att kunna hoppa in vid behov, såsom vid sjukdom eller avslutad anställning. Sammanfattningsvis låg kontrollen hos motparten istället för Västervik som beställare, vilket inte var hållbart för dem.

För att adressera dessa utmaningar insåg de behovet av att hitta ett mer effektivt arbetssätt som skulle ge dem en enhetlig struktur och ökad kontroll över deras arbete. Deras mål var att skapa ordning och reda genom att implementera en gemensam plattform där alla projekt kunde hanteras på samma sätt. Som beställare ville Västervik ha den övergripande kontrollen över arbetsflödet och kommunikationsvägarna.

En integrerad lösning för enhetlig dokumenthantering och effektiv ärendehantering

Avima har hjälpt Västervik Miljö & Energi att nå sina mål genom att införa en heltäckande lösning som adresserar deras utmaningar på flera fronter.

Viktiga funktioner:

• Mappstruktur, godkännande och granskningsfunktioner samt fråga/svar-modul: Genom att integrera dessa funktioner har Västervik kunnat skapa en enhetlig struktur för dokumenthantering och samarbete. Det har möjliggjort en smidigare hantering av projektrelaterade dokument, tydligare kommunikation och en transparent ändrings- och tilläggsanmälan (ÄTA)-process.
• Användning av visuella tavlor som ärendehanteringssystem: Ärendehantering är något som kommer bli allt viktigare när Västervik går över till själva byggandet. Med hjälp av tavlorna kommer de kunna möjliggöra en effektiv spårning och hantering av projektrelaterade ärenden, vilket ökar effektiviteten för teamet att följa upp och lösa ärenden i realtid.

Genom Avima har man kunnat skapa en enhetlig arbetskultur och ett standardiserat arbetssätt över alla projekt. Genom att samla alla projektrelaterade aktiviteter i en enda plattform har Avima eliminerat behovet av andra digitala verktyg med liknande funktioner, vilket har främjat effektivitet och samarbete. Detta har möjliggjort att oavsett vem som är involverad i projektet kan de enkelt hoppa in och stötta vid behov, vilket i sin tur har minskat risken för förseningar eller avbrott i arbetet.

Västervik Miljö & Energi har upplevt en smidig och enkel övergång till Avima. Responsen från entreprenörer och externa deltagare har varit genomgående positiva. En av de mest uppskattade aspekterna med Avima är dess höga igenkänningsfaktor och användarvänliga mappstruktur. Detta har gjort det lätt för den äldre generationen, som ofta innehar ledande positioner inom konsult- och entreprenörsområdena, att anpassa sig till och arbeta effektivt med systemet.

Att jobba på samma sätt mot samma mål

Efter att Avima implementerats har Västervik Miljö & Energi sett följande resultat:

• Tydlig översikt och kontroll: Deras projektarbete har blivit mer strukturerat och kontrollerat med en klar översikt över projektstatus och aktiviteter.
• Ett gemensamt arbetssätt: Västervik kan nu arbeta på ett gemensamt sätt internt för att driva sina projekt. De behöver inte längre anpassa sig till nya system och avtal vid nya projekt.
• Förbättrad kommunikation och tidsbesparingar: De har sparat tid genom att centralisera all information i Avima. Tidigare var kommunikationen uppdelad mellan en projektportal och e-post, vilket skapade ineffektivitet. Nu med all information samlad i Avima kan de enkelt hitta all relevant information, vilket frigör tid för viktigare arbetsuppgifter.
• Avskaffande av andra verktyg: Genom att välja Avima har de också kunnat avskaffa andra digitala verktyg med liknande funktioner, vilket har minskat komplexiteten och förbättrat säkerheten.