Byggprojekt och fastighetsförvaltning på ett enkelt sätt

Kort info: Utforska hur Vetlanda kommun förbättrar och effektiviserar sina projektprocesser för att hantera både stora och små byggprojekt som involverar kommunens offentliga fastigheter.

Lösning: Vetlanda kommun har implementerat Avimas projektverktyg för att skapa enklare arbetsflöden för deras byggprojekt och fastighetsförvaltning.

Stadshuset_i_Vetlanda

Västervik

Särskilt för våra fastighetsskötare som är ute och driftar har arbetet blivit betydligt lättare, då all relevant information nu samlas på ett och samma ställe. 

Västervik

Västervik

Om

Vetlanda kommun

Mia Ritz har varit byggprojektledare på Vetlanda kommun i fem år. Som projektadministratör i Avima har hon spelat en viktig roll i att förbättra och effektivisera kommunens projektprocesser. Hon fokuserar på att hantera både stora och små byggprojekt som involverar kommunens offentliga fastigheter, från ombyggnationer av skolor till utveckling av takkonstruktionslösningar för avvattning. Samordningen och hanteringen av projekten sker genom Tekniska kontoret, som har ansvaret för förvaltningen av kommunens alla fastigheter. 

Västervik

Mia Ritz

 

Arbetet har blivit enklare och mer effektivt. 

Mia Ritz, Byggprojektledare, Vetlanda kommun

Västervik

Utmaningar

Osmidiga verktyg

Innan Vetlanda kommun började använda Avima stötte de på flera utmaningar med sina tidigare verktyg för dokumenthantering. Speciellt när de försökte navigera bland olika projekt upplevde de svårigheter med att söka och hitta rätt information. Ibland var det nödvändigt att bläddra igenom flera arkiverade mappar för att hitta det önskade projektet. Dessutom, om man gjorde misstag i navigeringen, var det svårt att korrigera och man tvingades ofta börja om från början. De tidigare verktygens strukturer passade inte alltid Vetlanda kommuns specifika behov, vilket ledde till tidskrävande och mindre smidiga arbetsprocesser.

Efter att ha identifierat dessa utmaningar strävade Vetlanda kommun efter att få bättre kontroll över behörigheter och säkerställa att endast behöriga användare hade tillgång till viss information, särskilt arkivet för kommunens fastigheter. Där förvaras all information om de kommunala fastigheterna, och vissa mappar är avsedda endast för jourpersonalen som behöver snabb åtkomst till koder för säkerhetssystem.

Lösning

Ett verktyg för smidigare byggprojekt och enklare fastighetsförvaltning

Efter att ha implementerat Avima har Vetlanda kommun kunnat dra nytta av flera viktiga lösningar och funktioner: 

  • Dokumenthantering: De har tillgång till en enkel och anpassningsbar mappstruktur som kan formas efter deras specifika behov.
  • Fråga/Svar: Genom att använda funktionen för fråga/svar kan de effektivt arbeta både under förprojektering och detaljprojektering. Processen struktureras genom olika tavlor där entreprenörer kan hantera sina ansvarsområden med detaljerade frågor och svar.
  • Avvikelsehantering: Istället för att hantera avvikelser i separata Excel-filer, kan de nu hantera dem direkt i Avima. Allt är också loggat och historiken finns kvar.
  • Tidplanering och budget: De ser fram emot att börja använda Avimas funktioner för tidplanering och budgetering för att ytterligare förbättra sina projektprocesser i framtiden.

Genom att använda Avima kan Vetlanda nu enkelt begära godkännanden eller justeringar direkt inom systemet, vilket eliminerar risken för att viktig information försvinner eller missas i e-postkommunikationen. Dessutom har de fått stöd av en engagerad customer success manager för att säkerställa en smidig övergång till den nya digitala arbetsprocessen. 

Vetlanda kommun har använt Avima i ungefär ett år. Även om det har funnits en viss inlärningskurva för deltagare när det gäller att arbeta i Avima istället för traditionella metoder som e-post, har organisationen successivt börjat anpassa sig till det nya systemet. Genom att ha all kommunikation och dokumentation samlad och loggad i Avima kan de säkerställa att ingenting går förlorat och att de har en komplett historik över sina byggprojekt och fastighetsförvaltning. 

Västervik

Mia Ritz

Genom att använda Avima har vi minskat behovet av att skicka mejl kontinuerligt, vilket har sparat tid och minskat risken för missförstånd. 

Mia Ritz, Byggprojektledare, Vetlanda kommun

Västervik

Resultat

Optimerad projektadministration

Resultaten av att använda Avima som projektplattform har varit betydande för Vetlanda kommun. För närvarande hanterar de ett 20-tal pågående projekt samt en omfattande projektmapp för fastighetsförvaltningen. Anledningen till att de valde Avima var dess användarvänlighet, bekanta mappstruktur och funktionalitet. Det enkla gränssnittet passar olika nivåer inom organisationen och gör det enkelt att bjuda in deltagare. Dessutom är det lätt att ändra mallen för mappstrukturen och systemet uppfattas som mycket funktionellt. "När du öppnar upp Avima har du dina mappar som i Utforskaren. Du kan söka betydligt enklare," säger Mia.

Användningen av Avima har medfört flera fördelar för Vetlanda kommun, däribland: 

  • Arbetet har blivit enklare och mer effektivt. 
  • Hanteringen av information har blivit smidigare och mer strukturerad. 
  • Genom att använda Avima har de minskat behovet av att skicka mejl kontinuerligt, vilket har sparat tid och minskat risken för missförstånd. 
  • Särskilt för deras fastighetsskötare som är ute och driftar har arbetet blivit betydligt lättare, då all relevant information nu samlas på ett och samma ställe. 

"Avima kommer över tid underlätta mitt arbete eftersom jag inte kommer behöva fundera på att mejla hela tiden, eller spara filer och dra över information, utan vi kan hantera all kommunikation och information i Avima," avslutar Mia.

Västervik

Samhällsbyggnad

 

Säkra byggprojekt för samhällsbyggnad med Avima

Vi stöttar med: 

  • Mallprojekt för att underlätta gemensamt arbetssätt i alla projekt 
  • Tidplaner och projektöversikt över hela portföljen 
  • Komplett dokumenthantering med metadatastöd 
  • Tavlor för visuellt samarbete t ex fråga/svar och checklistor