• Boka demo Logga in

    • Avima Insights | Blogg

    Mer projektinformation betyder inte automatiskt bättre beslut

    Projektorganisationer har idag tillgång till mer information än någonsin. Men mer information leder inte automatiskt till bättre projekt. För att information ska kunna användas som beslutsunderlag behöver den vara strukturerad, aktuell och tillgänglig i rätt sammanhang.

    Enligt Peter Ilis, utvecklingschef på Avima, är mängden information därför inte det avgörande.

    Information och data är en sak. Kunskapen och möjligheten att fatta beslut är en annan. Mer data betyder inte automatiskt att informationen blir mer användbar eller tillförlitlig.

    Struktur gör informationen användbar

    När projektinformation sprids mellan olika system, dokument, e-post och samarbetsverktyg blir det svårare att hitta rätt information och veta vilken version som gäller.

    I bygg-, anläggnings- och infrastrukturprojekt med många aktörer blir därför en tydlig informationsstruktur viktig redan från start.

     

    Ju mer information vi samlar på oss, desto viktigare blir ordning och struktur. Det handlar om att skapa förutsättningar för att informationen faktiskt ska kunna användas.


    Peter Ilis, 
    Utvecklingschef, Avima

    Fel information kan få stora konsekvenser

    När information är utspridd går tid åt till att leta efter rätt underlag. Samtidigt ökar risken för att beslut fattas utifrån information som inte längre är aktuell.

    I bygg- och infrastrukturprojekt kan fel version av exempelvis en ritning leda till omarbete, ökade kostnader och förseningar.

    Har man inte en gemensam bild och en tydlig informationskälla kan det bli svårt att fatta de beslut som krävs. Det behöver vara tydligt vad som gäller.

    Gemensam information skapar bättre samarbete

    Bygg-, anläggnings- och infrastrukturprojekt involverar ofta beställare, projektledare, konsulter och entreprenörer. För att samarbetet ska fungera behöver parterna kunna utgå från samma information.

    Vid exempelvis en ÄTA kan olika ritningar, kostnadsunderlag eller ändringsbeskrivningar annars innebära att parterna bedömer olika förutsättningar. Med ett gemensamt och aktuellt underlag kan fokus i stället ligga på beslutet och dess konsekvenser för kostnad, tid och funktion.

    I stora byggprojekt finns många olika parter. Att få till ett effektivt samarbete är en nyckel för att projektet ska kunna leverera i tid och inom budget.”

    Informationen behöver leva längre än projektet

    Värdet av en bra informationsstruktur slutar inte när projektet är färdigt. Redan från början behöver organisationen tänka på vilken information som ska lämnas över till förvaltningen och hur den ska kunna användas vidare.

    När byggnaden senare förändras behöver informationen fortfarande kunna hittas, förstås och uppdateras.

    Informationen är i många avseenden minst lika viktig som den fysiska byggnaden eller anläggningen som projektet resulterar i. Informationen behöver kunna användas och förändras över tid."

    AI gör informationsstrukturen ännu viktigare

    AI skapar nya möjligheter att söka, analysera och använda projektinformation. Men det minskar inte behovet av struktur. Tvärtom ger tydligt strukturerad information även AI bättre förutsättningar att hitta mönster och använda informationen.

    Arbetet med att definiera sin informationsstruktur är precis lika aktuellt – kanske ännu mer än det någonsin har varit.”

    För organisationer som vill dra nytta av AI är Peters råd därför att inte börja med tekniken, utan med informationen: Vilken information har vi? Hur är den strukturerad? Och går det att förstå hur olika delar hänger ihop?

    Målet är inte att samla mer information. Målet är att göra informationen användbar.

    Avima är utvecklat för bygg-, anläggnings- och infrastrukturprojekt där många aktörer behöver arbeta med samma projektinformation. Genom att samla och strukturera information, kommunikation och beslut skapas bättre förutsättningar för samarbete och beslutsfattande genom projektets olika faser.

    Vill du veta mer? Kontakta oss


    Boka en genomgång

    Vanliga frågor

    Mer projektinformation leder inte automatiskt till bättre beslut eftersom mängden information inte avgör hur användbar den är. För att information ska fungera som beslutsunderlag behöver den vara aktuell, strukturerad och tillgänglig i rätt sammanhang. Annars kan mer information i stället göra det svårare att hitta rätt underlag och avgöra vad som gäller.

    En tydlig informationsstruktur gör det lättare att hitta rätt information, förstå sammanhanget och veta vilken version som är aktuell. Det ger projektets deltagare bättre förutsättningar att fatta beslut utifrån samma underlag och minskar risken för att tid läggs på att leta efter eller verifiera information.

    Bygg- och infrastrukturprojekt involverar ofta många aktörer som behöver samarbeta och fatta beslut utifrån samma information. En gemensam informationskälla gör det tydligare vilken information och vilken version som gäller och minskar risken för att olika parter arbetar utifrån olika underlag.

    Strukturerad projektinformation gör det lättare att föra vidare aktuell och relevant information från projektet till förvaltningen. Genom att tidigt definiera vilken information som ska lämnas över, hur den ska struktureras och vilken metadata som behövs blir informationen lättare att hitta, förstå och använda även efter att projektet är avslutat.

    Strukturerad information ger AI bättre förutsättningar att hitta samband, tolka information och ge relevanta resultat. AI minskar därför inte behovet av en tydlig informationsstruktur. Tvärtom blir organisationer med välstrukturerad projektinformation bättre förberedda på att använda AI för att söka, analysera och arbeta med information.