Många röster, en struktur: så organiserar du information i megaprojekt

Intervju med Tua Gandré: specialist på informationshantering i stora komplexa projekt

Stora samhällsbyggnadsprojekt sträcker sig över årtionden och involverar många aktörer, vilket skapar utmaningar kring informationsstruktur och samarbete. Trots detta hamnar ofta frågan om IT-stöd och effektivt samarbete på låg prioritet. I denna intervju delar Avimas Tua Gandré, specialist inom området, insikter från sina erfarenheter i projekt som tunnelbaneutbyggnaden i Stockholm och storskaliga spårvägsprojekt i Norge. Den här bloggen lyfter vikten av rätt IT-stöd för att skapa en smidig och gemensam arbetsplats för alla projektets inblandade parter.

Utmaningar och samordning i byggprojekt

Tua, du arbetar idag i stora komplexa samhällsbyggnadsprojekt och stöttar dessa byggprojekt med strukturerad informationshantering, vad skulle du säga är en stor utmaning och varför behöver man någon som dig som ”styr upp”?

Tua: I dessa projekt är det otroligt många människor inblandade och under väldigt lång tid, ofta längre än 10 år. Mitt fokus är informationshantering och struktur, något som annars kan bli rörigt när man har otroligt många människor inblandade. Här gäller det att sätta en struktur som ska gälla och även tänka på att den ska fungera någorlunda bra under hela projekttiden. Sen behövs någon som kan hålla i strukturen och styra upp så att det inte far iväg och skapas olika stickspår som över tid kan skapa kaos.

Spännande, och hur gör man detta rent praktiskt?

Tua: Dels handlar det om att bestämma vad filer ska heta, var i strukturen de ska laddas upp och framför allt vem som ska ansvara för vilka delar! Jätteviktigt att man delar upp det stora projektet i mindre delar och säkerställer vem som har ansvar för vilken del, annars är risken att det växer okontrollerat!

Utöver delprojekt och mappstruktur behöver man också bestämma hur man ska kunna söka och hitta rätt dokument dvs vilka taggar och metadata som ska användas för sökbarhet.

Och varför gör man inte alltid så här i alla projekt, oavsett storlek? Varför arbetar man inte alltid med att göra informationen logiskt sökbart när det verkar vara så otroligt bra?

Tua: Jo, det tar ju en hel del tid och ork att göra den här klassificeringen som gör att det blir logiskt sökbart. I mindre projekt så är informationsmängden mindre och då klarar man sig ofta med en logisk mappstruktur och med en bra fritextsök-funktion så kan man ofta hitta dokument som man inte hittar i den tänkta mappen. Men när det kommer till större projekt så blir det sådana mängder av information så det går inte att få överblick bland alla mappar och det går inte heller att hålla logiken i huvudet. Här måste man bestämma från början hur informationen ska klassificeras för bästa struktur och sökbarhet.

Så det krävs en liten insats på varje informationsmängd för att gynna byggprojektet i det stora hela men man orkar oftast inte göra detta på mindre byggprojekt för att behovet inte är lika stort?

Tua: Det stämmer!

Det här med ordning och reda är kanske inte alltid det roligaste, men hur får man med sig projektdeltagarna?

Tua: Ja det krävs både piska och morot! Men framför allt support, att hjälpa till och visa praktiskt så att det blir så lätt som möjligt och även automatisera de delar som går.

En ledande fråga kanske, men skulle man kunna köra stora komplexa projekt utan struktur och metadata?

Tua: Nej. Men struktur har ju alltid funnits, förut hade man ju handlingar i pärmar och förvarade dem på olika fysiska platser. Men för att få i mål ett stort projekt så behövs det alltid struktur.

En gemensam målbild i byggprojekt

Vad skiljer sig då från dåtid och nutid, varför kan man inte längre ha all information i pärmar?

Tua: Dels är det större informationsmängder idag och viss information kan vi inte lagra i en pärm, t ex digitala 3D-modeller. Det får förstås att skriva ut vissa delar av modellfilen men det ger inte full förståelse. Dessutom så går vi mot mer och mer digitalt modellarbete i byggprojekt. Nuförtiden finns också en förväntan om att man ska kunna arbeta med samma information fast från olika platser, både fysiskt och även internationellt.

Då låter det verkligen smart att tagga informationsmängden med metadata för att enkelt kunna hitta den information man behöver, när man behöver den. Det låter som att man verkligen kan spara en massa tid.

Finns det några lärdomar som mindre/mellanstora byggprojekt kan dra av dessa stora megaprojekt?

Tua: Börja med att tänka igenom arbetssättet och vilken struktur som passar bäst och vem som ska ansvara för vilken del. När det är gjort så är det lättare att välja bästa systemstöd för det önskade arbetssättet.

Det låter klokt, men kan man hitta en lagom nivå för att hitta en balans när det gäller informationshantering om man inte har behovet att tagga fullt ut men ändå vill skapa lite ordning och reda?

Tua: Ja, och lättast att förklara detta är att du föreställer dig dina skor. Det blir enklare att hitta bland dina skor om du har alla dina skor samlade i en garderob, i stället för om du skulle ha dina skor utspridda över hela lägenheten. Om du vill sortera dina skor lite bättre i garderoben så kan du ha olika lådor för olika skomodeller. Det blir lite lättare att hitta rätt par skor för dagen.

Så när ni ska skapa ordning och reda i ert projekt så tänk på vilken nivå av ordning och reda som ni behöver för att komma i mål med ert byggprojekt.

I den här rollen att hålla ihop informationen och samordna, finns det även en lite mer terapeutisk roll? Jag tänker på det du beskrev om att stötta och hjälpa!

Tua: Ja, det är ett förändringsarbete att vi går ifrån papper till att arbeta mer digitalt och det finns ganska många människor, och då pratar vi inte åldersrelaterat, som inte är helt bekväma med detta och där behöver man visa hur man gör och skapa trygghet med arbetssättet. Många vill fortfarande ha ritningar på papper men kan man visa hur enkelt det kan fungera i datorn så kan det hjälpa. Sen kan det också vara en tröst att veta att det finns någon som är ansvarig för de här frågorna som man kan vända sig till med frågor och för att få hjälp om något går snett i systemet. Det är inte alla projekt som kan ha en person som ansvarar för informationsstruktur och hantering av behörigheter och vägledning för deltagare, men behovet finns alltid i någon omfattning.

Och ett projekt, det är ju en grupp människor som försöker uppnå någonting tillsammans. Hur tycker du att man skapar en gemensam målbild och hjälper folk att sikta åt rätt håll?

Tua: Det är viktigt att ha en tydlig prioritetsordning för de viktigaste målen och att det även finns tydlighet för uppföljning av beslut som har fattats! Nu kommer jag in på system men att bygga ett projekt är väldigt mycket att skapa samhörighet, att skapa enkla sätt för folk att kommunicera på en gemensam plats där man också kan se varandras arbete i projektet. Det handlar ju också om att enas om en gemensam kultur och spelregler i projektet. Här kan ett bra IT-stöd underlätta jättemycket när deltagare i projektet fysiskt sitter utspridda på olika arbetsplatser men har en gemensam digital arbetsplats där man möts.

Tack Tua! En sista fråga, varför väljer man ofta IT stöd sist och varför har det så låg prio?

Tua: Man förstår nog inte hur mycket det påverkar samarbetet mellan människor utan man ser det mer som att köpa administrativt material, som pennor till exempel, man ser det inte som en digital arbetsplats för allt som ska utföras i projektet.

Hantera stora projekt i Avima

Avima erbjuder en skräddarsydd projektplattform för smidig hantering av stora byggprojekt. Med fokus på effektivitet tillhandahåller Avima en komplett lösning för dokument- och ritningshantering samt hantering av Fråga/Svar, Avvikelser och Checklistor. Som ett svenskt företag har Avima etablerat sig med tusentals användare i Sverige, Finland och Norge, särskilt inom samhällsbyggnads- och infrastrukturprojekt.

Med Avima kan du spara tid och skapa en central plats för alla verktyg som behövs för att framgångsrikt driva byggprojekt, inklusive effektiv kommunikation inom projektgruppen. Det är en enkel och kraftfull plattform som optimerar dina projekt.

Vill du veta hur vi kan hjälpa just dig? Boka en gratis demo idag!