Har du svårt att hålla koll på frågor och svar i dina byggprojekt?

I stora bygg- och anläggningsprojekt involveras många aktörer som alla måste samarbeta effektivt – från konsulter och beställare till entreprenörer. Att samordna kommunikationen kan vara en utmaning när stora mängder information utbyts mellan olika parter. Det är lätt att viktiga frågor och beslut går förlorade i en oändlig kedja av mejl, eller att information blir otydlig när du försöker hitta tillbaka till rätt svar. Detta är både tidskrävande och riskfyllt. Så, hur kan du förbättra samarbetet i dina bygg- och anläggningsprojekt? Vi tror på att visualisera och samla information på ett och samma ställe.

Vad är visuella tavlor?

Visuella tavlor är ett kraftfullt verktyg för att hjälpa projektledare och deltagare att få en tydlig och strukturerad översikt över projektets flöden och uppgifter. Tavlorna fungerar som digitala "kanban"-system, där varje arbetsmoment eller fråga visas i olika faser, som "påbörjat", "pågående" och "slutfört". Detta gör det enkelt att följa upp status på varje delmoment och snabbt identifiera eventuella flaskhalsar. 

När är visuella tavlor rätt verktyg? 

Visuella tavlor ger värde i projekt av alla storlekar, oavsett komplexitet. Många av våra kunder ser stora fördelar redan från start genom att sätta upp olika typer av tavlor. Med hjälp av mallprojekt i Avima kan du snabbt och enkelt skapa nya tavlor med fördefinierade roller och behörigheter, vilket effektiviserar både uppstartsfasen och löpande projektarbete. 

Fråga/svar är en viktig tillämpning av tavlor, men inte den enda. Det går att arbeta med renodlade uppgiftstavlor, ärendehantering eller tavlor för specifika discipliner och leveranslistor. En av de mest populära tillämpningarna i byggprojekt är dock tavlor för frågor och svar. Med dessa tavlor får du en tydlig överblick över vilka frågor som ställts, vem som är ansvarig för att besvara dem och hur många obesvarade frågor som finns kvar – exempelvis från en totalentreprenör till beställaren. I Avima kan du också ändra vyer efter behov, som att byta till en lista över uppgifter eller en matris som visar frågevolymer. På detta sätt ser du alltid vem som ansvarar för vad, och ingen information riskerar att falla mellan stolarna. 

Visuella tavlor erbjuder en rad fördelar som hjälper projektledare och projektdeltagare att hålla projekt på rätt spår. Här är några: 

• Tydlighet och struktur: Visuella tavlor ger en klar och organiserad överblick över hela projektet, vilket underlättar för projektledare att följa upp framsteg och se till att tidsplaner hålls. Samtidigt får projektdeltagare en tydlig bild av olika ansvarsområden. 

• Uppdateringar i realtid: I byggprojekt, där många aktörer samverkar, är snabba uppdateringar avgörande. Med visuella tavlor kan alla se ändringar och framsteg i realtid, vilket förbättrar kommunikationen och minskar risken för missförstånd. Oavsett om det handlar om ändrade deadlines eller nya prioriteringar, sker uppdateringar direkt och synligt för alla med behörighet. 

• Flexibilitet och anpassningsbarhet: Varje projekt har sina egna unika krav och visuella tavlor kan enkelt justeras för att spegla de specifika behoven, vare sig det gäller nybyggnation, renoveringar eller infrastrukturprojekt. Kolumner, uppgifter och arbetsflöden kan anpassas efter förändringar i projektplanen, vilket skapar en dynamisk arbetsprocess. 

• Förbättrat samarbete: Användare kan kommentera specifika uppgifter och ladda upp relevanta filer, vilket samlar all kommunikation på ett ställe. Det eliminerar behovet av att växla mellan olika plattformar och förenklar samarbetet. 

Sammanfattningsvis innebär visuella tavlor för bygg- och anläggningsbranschen inte bara en förbättrad översikt och struktur, utan även ett mer effektivt och transparent samarbete mellan projektets alla aktörer. Det hjälper teamen att hålla fokus, identifiera problem tidigt och leverera projektet i tid och inom budget. 

Avimas funktion för frågor och svar har effektiviserat intern och extern kommunikation genom att samla all projektrelaterad dialog, vilket minskar behovet av att söka igenom stora mängder mejl. 

Pär Boman, Projektchef, Prenova

Visuella tavlor i Avima – smidig hantering av frågor och beslut

Effektivt beslutsfattande

I våra fråga-svar-tavlor har du full kontroll över beslutsprocessen. Du kan fatta beslut direkt i enskilda uppgifter eller tavelkort, och allting spåras noggrant så att du alltid vet vem som tog beslutet och när det skedde. Beslutsloggar kan enkelt exporteras, vilket ger en transparent historik och gör det lätt att hålla koll på samtliga beslut som fattats under projektets gång. Du kan även filtrera fram tidigare beslut.

Tydlig ansvarsfördelning

Avimas plattform gör det enkelt att tilldela eller omfördela uppgifter, exempelvis vid sjukdom eller förändringar bland projektdeltagare. Detta säkerställer en tydlig ansvarsfördelning där alla vet vad som förväntas av dem. Genom att kommunikationen kring uppgifter är fullt spårbar, skapas ett mer effektivt samarbete där inget faller mellan stolarna. Detta bidrar till att hålla projektet på rätt spår, samtidigt som alla projektdeltagare förblir informerade och engagerade.

Översiktlig projektledning

Med våra visuella tavlor får du en enkel och tydlig överblick över både pågående och kommande uppgifter. All dialog hanteras direkt på plattformen, vilket gör det enkelt att följa upp utan att information försvinner i långa e-posttrådar. Detta strömlinjeformar kommunikationen och frigör tid för mer strategiskt arbete och framgångsrik projektledning.

Sammanfattning

Med Avimas visuella tavlor hanterar du frågor och svar på ett enkelt och överskådligt sätt, med full flexibilitet att anpassa arbetsflödet efter projektdeltagarnas behov. Du kan länka bilder och dokument direkt till uppgifter och följa ett spårbart kommentarsflöde som följer varje fråga hela vägen till beslut. All kommunikation – inklusive underlag, kommentarer och beslut – samlas på ett och samma ställe och kan exporteras för arkivering tillsammans med annan projektdokumentation. Detta skapar en tydlig och strukturerad hantering som underlättar både samarbete och framtida granskning. 

Vill du veta hur vi kan stötta just era projekt? 

Boka ett möte med oss här!