Dokument: Behörighet

Matris över vilka funktioner som respektive behörighetsinställning ger användaren för den aktuella mappen eller dokumentsamlingen:

Detaljerad beskrivning av vad respektive funktion i matrisen innebär för den aktuella mappen eller dokumentsamlingen:

• Visa
  
  • Öppna dem antingen via gränssnittet eller en länk.
  • Visa attribut / metadata, versionshistorik, alias och detaljer / egenskaper för objektet.
  • Visa detaljer / egenskaper för mappen eller dokumentsamlingar.
  • Visa papperskorgen och de egna objekten användaren har lagt där.

• Interagera
  
  • Kommentera.
  • Prenumerera / avprenumerera.
  • Markera / avmarkera som favorit.
  • Skapa PDF.
  • Låsa upp, om objektet har låsts automatiskt vid egen online-redigering.
  • Kopiera från denna plats.
  • Exportera kommentarer.

• Ladda ner
  
  • Nedladdning av enskilda och flera objekt.
  • Nedladdning av mapp(ar), dokumentsamling(ar), deras struktur och metadata/attribut.
  • Exportera (gamla dokument).

• Redigera
  
  • Redigera på skrivbordet.
  • Redigera i Word online.
  • Redigera inställningarna och egenskaper för mappen eller dokumentsamlingar.
  • Manuellt låsa med kommentar.
  • Flytta / klipp ut från denna mapp till en annan mapp där användaren har "Skapa" eller "Full".
  • Se ett dokuments historik.

• Ladda upp
  
  • Upp till 100 GB (Nya Dokument) via knapp eller dra och släpp.
  • Importera objekt med tillhörande metadata / attribut.

• Lägg till
  
  • Skapa mapp(ar) eller dokumentsamling(ar) inom platsen.
  • Flytta, klippa eller kopiera till denna plats.
  • Massuppdatera attribut.

• Ersätt
  • Manuellt ersätta objekt.

• Radera
  • Radera och återställ mappar / dokumentsamligar och dess innehåll till och från papperskorgen. 
  • (✅) = Användaren kan endast radera och återställa de enskilda objekt de själva har skapat till och från papperskorgen. Gäller EJ mappar.

• Visa behörigheter
  
  • Behörigheter för grupper och enskilda.
  • Visa vilka personer som är medlem i en grupp.
  • (✅) = Möjligheten beror på specifik inställning per Webbarbetsplats. Denna inställningen kan konfigureras av plattformens administratörer på denna plats:
    • Våfflan / 9-punktsmenyn > "Dokument" > "Konfiguration" > "Inställningar" > "Nödvändig behörighet för att se behörighetsinställningarna på mappar."

• Hantera behörigheter
  
  • Behörighetsinställning för grupper och enskilda individer.
  • Låsa upp alla objekt.

• Publicera
  
  • Hantera publicering av dokumentsamling och dess registranter.
  • Åtkomst och export av meddelanden.
  • Åtkomstlogg.

• Visa granskning
  • Visa alla gransknings- och godkännandekommentarer även när användaren inte är en del av gransknings- eller godkännandeprocessen.
  • (✅) = Beror på plattformsspecifik inställning. Inställningen kan hittas av plattformens administratörer på denna plats:
    • Våfflan / 9-punktsmenyn > "Dokument" > "Konfiguration" > "Inställningar" > "Nödvändig behörighet för att se granskningskommentarer"

• Hantera granskning
  
  • Starta granskning, godkännande och e-signering

• Hantera bevakning 
  • Hantera alla grupper och enskilda användares prenumerationer.

• Hantera papperskorgen
  • Endast Admin på Plattformen eller i Projektet kan återställa och permanent radera ALLA objekt i papperskorgen, oavsett vem som har lagt dom där.
    • inkluderar radera versioner av ett dokument.
  • (✅) = Användaren kan återställa och permanent radera de uppgifter de själva har lagt till i papperskorgen. För att kunna återställa eller permanent radera ett objekt så behöver de först och främst möjlighet att radera det från mappen

Logik:

Automatiskt hierarki i behörighetsinställningarna

1. Om användaren har "Läs", så har de automatiskt "Se"
2. Om användaren har "Skapa", "Uppdatera" eller "Radera", så har de automatiskt "Läs"
3. Om användaren har "Fullständig", så har de automatiskt "Skapa", "Uppdatera" & "Radera"

Övrigt:

Centrala grupper

• Skapas och hanteras av Admin av Plattformen på nivå (Våfflan / 9-punktsmenyn). Dessa grupper kan läggas till i alla projekt, mappar och dokumentsamlingar på hela Webbarbetsplatsen.

Projektgrupper

• Skapas och hanteras av Admin i Projektet på varje enskilt projekt (eller mallprojekt). Dessa grupper är specifika för projektet, och därmed behöver medlemmar bjudas in till varje ny enskild projektgrupp för respektive projekt.
• OBS: En enskild användare kan vara medlem i flera grupper och har därmed den samlade behörigheten för alla dessa grupper.

Funktionell behörighet:

• Funktionell behörighet för projektgrupper redigeras i admin-modulen i ett projekt (kugghjulet) och styr ifall användaren har tillgång till en modul eller inte. D.v.s på detta ställe;

• Om en grupp inte har funktionell behörighet till dokument, så kommer den inte att se modulen och därmed inte att kunna komma åt några mappar (oavsett vilket behörighet de har på mapparna).

Alias-dokument:

• Behörigheten på detta objekt styrs av behörighetsinställning på den mapp där originalet ligger, och inte på den mapp eller dokumentsamling som deras alias ligger i.